銀行を変えた。口座を整理した。
取引先に振込先の変更を伝えなければいけない。
こんにちは、三重県でホームページ制作をしているMYコンサルティングです。
この連絡には、他のお知らせと決定的に違う点があります。
「振込先を変えてください」というメールは、詐欺の手口とまったく同じ形をしているということです。
だから文面を丁寧にするだけでは足りません。相手が本物だと確かめられる状態にして送る必要があります。
先に結論
・メールだけで完結させない。郵送・サイト・電話のうち2つ以上で伝える
・ホームページのお知らせにも載せる。相手が裏を取れる場所になる
・時期は変更日の1か月前。新しい口座を書いた請求書が支払処理に回る前に伝える
・旧口座はしばらく残す。行き違いの入金を受けられる
なぜ振込先変更の連絡は疑われるのか
ビジネスメール詐欺（BEC）という手口があります。
取引先になりすまして「振込先が変わりました」と連絡し、偽の口座に送金させるものです。
IPA（情報処理推進機構）や警察庁が繰り返し注意喚起しており、企業が実際に被害を受けています。
攻撃者はメールアカウントを乗っ取ったり、過去のやりとりを盗み見たりして、本物と見分けがつかない文面を送ってきます。
つまり、こういうことです
あなたが正直に送る「振込先変更のお知らせ」と、詐欺師が送る偽の連絡は、受け取った側から見て同じ見た目になります。
文面の丁寧さでは区別できません。頼りになるのは「メール以外の経路でも確認できるかどうか」です。
疑われるのは、あなたの信用が足りないからではありません。
そういう詐欺が実在して、しかも本物と見分けがつかないからです。だから疑われる前提で準備するのが正解になります。
文例6本（媒体別）
◯の部分をご自身の情報に置き換えて使ってください。
文例1｜郵送の案内状（取引先向け・正式）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社では、下記のとおり振込口座を変更させていただくこととなりました。
お手数をおかけいたしますが、◯月◯日以降のお振込みにつきましては、新口座宛にお願い申し上げます。
■新しい振込先
金融機関名 ◯◯銀行 ◯◯支店
預金種別 普通
口座番号 ◯◯◯◯◯◯◯
口座名義 ◯◯◯◯（カナ表記）
■切替日 ◯年◯月◯日のお支払い分より
なお、ご不明な点がございましたら、弊社ホームページに記載の代表番号までお問い合わせください。
今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、お願い申し上げます。
敬具
◯年◯月◯日
株式会社◯◯ 代表取締役 ◯◯ ◯◯
文例2｜メール（取引先向け）
メールで送る場合は、他の経路でも確認できることを本文に書いてください。
これがあるだけで、受け取った側の警戒が下がります。
件名：【重要】振込口座変更のご案内（株式会社◯◯）
株式会社◯◯
◯◯様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
このたび弊社の振込口座を変更いたしましたので、ご案内申し上げます。
■新しい振込先
◯◯銀行 ◯◯支店 普通 ◯◯◯◯◯◯◯
口座名義 ◯◯◯◯
■切替日 ◯月◯日のお支払い分より
本件につきましては、書面でも同じ内容をお送りしております。
弊社ホームページのお知らせにも掲載しておりますので、あわせてご確認ください。
ご不安な場合は、本メールの署名欄に記載の番号ではなく、弊社ホームページまたはお手元の名刺に記載の代表番号へお問い合わせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
文例3｜ホームページのお知らせ欄用
サイトに載せる分には、口座番号そのものを書く必要はありません。
「変更した事実」が確認できれば、裏取りの用は足ります。
お知らせ欄に何をどう書くかという考え方は、休業のお知らせや移転のお知らせでも同じです。
振込口座変更のお知らせ
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
このたび弊社では、◯年◯月◯日より振込口座を変更いたしました。
お取引先様には、書面およびご請求書にて新しい口座をご案内しております。
お心当たりのないご連絡や、記載内容にご不審な点がございましたら、お手数ですが下記代表番号までご確認ください。
株式会社◯◯ 電話 ◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯
文例4｜請求書に添える一文
※振込先変更のお知らせ
◯年◯月◯日より、振込口座を下記に変更いたしました。
お手数ですが、お支払いの際は新しい口座宛にお願いいたします。
（旧口座：◯◯銀行◯◯支店 → 新口座：本請求書に記載のとおり）
文例5｜銀行の合併・支店統合による変更
自社都合ではなく、銀行側の事情で変わる場合です。理由を明記すると納得されやすくなります。
このたび、お取引銀行である◯◯銀行と◯◯銀行の合併にともない、弊社口座の店番号および口座番号が変更となりました。
弊社の都合による変更ではございませんが、お手数をおかけいたします。
◯月◯日以降は、下記の新しい口座宛にお振込みくださいますようお願い申し上げます。
文例6｜社名変更にともなう口座名義の変更
◯年◯月◯日をもちまして社名を変更いたしましたことにともない、振込口座の名義を下記のとおり変更いたしました。
口座番号に変更はございません。名義のみの変更となります。
口座名義の相違により処理ができない場合がございますので、ご登録内容のご変更をお願い申し上げます。
社名変更そのもののお知らせは社名変更・代表者交代のお知らせ文例にまとめています。
疑われないための3つの工夫
工夫1｜メールだけで完結させない
郵送・ホームページ・電話。このうち2つ以上で伝えてください。
詐欺のメールは、メール1通で完結します。
複数の経路で同じ情報が確認できる状態を作るのは、詐欺師にとって最もやりにくいところです。完全な見分け方ではありませんが、いちばん確実な防ぎ方になります。
工夫2｜連絡先は「変えない」
口座変更の連絡と同時に、電話番号や担当者の連絡先まで変えると、一気に怪しくなります。
やむを得ず両方変わる場合は、別々のタイミングで案内してください。
メール本文に書く問い合わせ先も、「このメールに書いてある番号ではなく、公式サイトや名刺の番号へ」と促すのが親切です。自分に不利に見えますが、これを書ける会社は本物です。
工夫3｜旧口座をすぐ解約しない
切替期間中は、行き違いの入金が起こりがちです。
旧口座を残しておけば着金するので、双方の手間が減ります。
解約後に振り込まれると、その振込は入金できずに資金が返却されます。
相手方には振込のやり直しの手間と、戻ってこない振込手数料が発生します。数か月は残しておくのが無難です。
受け取った側は、どう確かめればいいか
立場を変えて、自分が「振込先が変わりました」というメールを受け取った場合です。
見分けがつかないのが普通です
当社の代表のもとにも、偽のAmazonやApple、最近では宅配会社を装った不在通知のメールが届いています。
そのうちの一通は、本物かどうか最後まで判断がつきませんでした。後日、実際に配達に来た担当者に直接聞いて、ようやく偽物だと分かったそうです。
日ごろITに関わっている人間でも、メールだけでは見分けられない。
そして決め手になったのは「メール以外の経路で確かめたこと」でした。取引先の口座変更でも、まったく同じことが言えます。
IPAが案内している確認方法
IPA（情報処理推進機構）は、振込先の変更など通常と異なる対応を求められた場合、送金する前に電話やFAXなどメールとは異なる手段で取引先に事実確認するよう勧めています。そのうえで、こう続けています。
「メールに書かれている署名欄は攻撃者によって偽装されている可能性があるため、信頼できる方法で入手した連絡先を使ってください」
つまり、メールの中に書かれた連絡先は使ってはいけません。
詐欺メールには偽の連絡先が書かれているので、そこで確認しても詐欺師本人につながるだけです。
つまり確認の手順はこうなります。
| やること | やってはいけないこと |
|---|---|
| 名刺・公式サイトの番号にかける | メールに書かれた番号にかける |
| 公式サイトに同じお知らせがあるか見る | メールのリンクを開いて確認する |
| 担当者本人に口頭で確かめる | メールに返信して聞く |
送る側は、この手順を相手が踏めるように準備しておく。
それが「疑われない伝え方」の中身です。
ホームページが「確認できる場所」になる
ここまでの話で、ホームページの役割がはっきりします。
IPAの言う「信頼できる方法で入手した連絡先」とは、具体的には何でしょうか。
中小企業の取引で現実的なのは、名刺と会社の公式サイトに載っている代表番号の2つです。
そして名刺を渡していない相手には、公式サイトしか残りません。
ホームページを持っていない会社は、取引先に裏を取る手段そのものを渡せないということになります。
取引先の立場で考えると
・公式サイトがあり、お知らせに変更の記載もある → その場で確認できる
・公式サイトはあるが、お知らせに何もない → 電話で確認することになる
・公式サイトがない → その場で確かめる手段がなく、確認が取れるまで送金を保留されることがある
入金が遅れる理由が「うちのサイトがないから」だとすれば、それは機会損失です。
会社の代表番号が載ったページが1枚あるだけで、相手は動けます。
よくある質問
振込先変更のお知らせは、メールだけで済ませてよいですか？
メールだけで完結させないでください。振込先を変更してほしいというメールは、ビジネスメール詐欺の手口とまったく同じ形をしています。郵送の案内状を併用する、ホームページのお知らせにも掲載する、電話でも一言伝えるなど、複数の経路で伝えると相手が確認しやすくなります。
いつまでに知らせればいいですか？
相手の支払いサイクルから逆算してください。振込先が決まるのは締め日ではなく、新しい口座を書いた請求書が相手の支払処理に回るタイミングです。変更日の1か月前を目安に、遅くとも次の請求書を出す前には伝えてください。取引先が振込先を事前登録して自動処理している場合は、登録の変更に時間がかかるのでさらに早めに。
取引先から「このメールは本物ですか」と聞かれました。どうすればいいですか？
疑ってもらえたのは良いことです。会社の公式サイトに同じ内容のお知らせを載せて、そのページを見てもらってください。あわせて、こちらからではなく相手側から公式サイトに載っている代表番号にかけ直してもらうと、相手も確信を持てます。
振込先変更のメールを受け取った側は、どう確認すればいいですか？
IPA（情報処理推進機構）は、メールとは異なる手段で取引先に事実確認すること、その際は署名欄が偽装されている可能性があるため信頼できる方法で入手した連絡先を使うことを勧めています。具体的には名刺や、会社の公式サイトに載っている代表番号が該当します。メールに書かれた番号にかけても、詐欺師本人につながるだけです。
ホームページに口座番号を載せても大丈夫ですか？
口座番号そのものを公開する必要はありません。「振込先を変更しました。詳細は書面またはご請求書でご案内しています」とだけ載せておけば、変更の事実があったことは確認できます。番号は請求書や個別の連絡で伝えてください。
誤って旧口座に振り込まれた場合はどうなりますか？
旧口座を解約していなければそのまま入金されますので、気づいた時点で相手に連絡し、以後の振込先を再確認してください。解約済みの口座に振り込まれた場合は入金できず資金が返却されますが、相手方には振込のやり直しの手間と、戻ってこない振込手数料が発生します。切り替え期間中はしばらく旧口座を残しておくと双方の負担が減ります。
まとめ
振込先変更のお知らせは、文面よりも「確かめられる状態」が大事です。
メールだけで完結させない。
ホームページのお知らせにも載せる。
旧口座はしばらく残す。
この3つで、相手は安心して振込先を切り替えられます。
疑われるのは信用の問題ではなく、そういう詐欺が実在するからです。疑われる前提で準備しておけば、話は早く進みます。