社名を変えることになった。代表者が交代することになった。
取引先にどう伝えるか、そしてホームページのどこを直せばいいのか。
こんにちは、三重県でホームページ制作をしているMYコンサルティングです。
社名変更や代表者の交代は、会社にとって節目の出来事です。ただ実務としては直す場所が多く、抜けやすい作業でもあります。
この記事では文例を8本と、サイト側で何を直すか、そしてドメインは変えるべきかという判断についてまとめました。
先に結論
・取引先へのお知らせは1か月前。請求書や振込名義の変更が相手側でも発生します
・ドメインは急いで変えない。検索の評価も名刺のURLも失います
・商号変更の登記は原則2週間以内
・見落としがちなのはPDFの会社案内と法務ページの事業者情報
社名変更のお知らせ（文例1〜4）
文例1｜取引先へのメール
件名：社名変更のお知らせ（旧：株式会社◯◯）
株式会社△△
◯◯様
いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。
このたび弊社は、◯月◯日をもちまして社名を下記のとおり変更いたしますので、ご案内申し上げます。
■新社名 株式会社◯◯◯◯
■旧社名 株式会社◯◯
■変更日 ◯月◯日（◯）
社名変更にともない、請求書等の宛名および振込口座の名義が変更となります。
お手数をおかけいたしますが、貴社システムへのご登録内容の変更をお願い申し上げます。
なお、住所・電話番号・担当者に変更はございません。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
文例2｜挨拶状（はがき・封書）
謹啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さてこのたび、弊社は◯月◯日をもちまして社名を「株式会社◯◯◯◯」と変更いたしました。
これを機に社員一同、心を新たに業務に励む所存でございます。
今後とも一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます。 謹白
文例3｜サイトのお知らせ欄
社名変更のお知らせ
◯月◯日より、社名を「株式会社◯◯◯◯」に変更いたしました。
住所・電話番号・事業内容に変更はございません。
新しい社名のもと、これまで以上に皆様のお役に立てるよう努めてまいります。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
文例4｜屋号・店名の変更（お店向け）
店名変更のお知らせ
いつもご利用いただきありがとうございます。
◯月◯日より、店名を「◯◯」に変更いたします。
場所・営業時間・スタッフはこれまでと変わりません。
名前は変わりますが、これまでと同じようにお迎えいたします。引き続きよろしくお願いいたします。
代表者交代・役員変更（文例5〜6）
文例5｜代表者交代のお知らせ
代表者交代のお知らせ
謹啓 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さてこのたび、◯月◯日付をもちまして、代表取締役◯◯◯◯が退任し、後任として◯◯◯◯が就任いたしました。
前任者在任中に賜りましたご厚情に、心より感謝申し上げます。
新代表のもと、社員一同さらに精進してまいる所存でございます。
今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。 謹白
文例6｜事業承継・親子間の交代（お店向け）
小さなお店の場合、堅い文面よりもこれまでの感謝と、変わらないことを伝えるほうが伝わります。
店主交代のごあいさつ
◯月◯日より、店主が◯◯から◯◯へ代わります。
◯年にわたりご愛顧いただき、本当にありがとうございました。
味も、これまでのやり方も変えるつもりはありません。
これからも変わらずお越しいただけますと幸いです。
担当者変更（文例7〜8）
文例7｜前任者から送る場合
件名：担当者変更のご連絡（株式会社◯◯・◯◯）
株式会社△△
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。
このたび、◯月◯日より貴社の担当が下記の者に変更となります。
■後任 ◯◯◯◯
■連絡先 ◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯／◯◯◯@example.co.jp
在任中は大変お世話になりました。
引き継ぎは済んでおりますので、引き続き変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
文例8｜後任者から送る場合
件名：担当就任のご挨拶（株式会社◯◯・◯◯）
株式会社△△
◯◯様
はじめてご連絡いたします。株式会社◯◯の◯◯と申します。
このたび◯月◯日より、前任の◯◯に代わり貴社を担当させていただくことになりました。
これまでの経緯は引き継いでおります。
至らぬ点もあるかと存じますが、精一杯務めてまいります。近日中に改めてご挨拶に伺えればと存じます。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
サイトで直す場所
社名や代表者が変わったとき、サイトの中で直す必要がある場所です。
| 場所 | 社名変更 | 代表者交代 |
|---|---|---|
| 会社概要ページ | ◯ | ◯ |
| ロゴ画像 | ◯ | — |
| フッターの著作権表記 | ◯ | — |
| ごあいさつ・代表メッセージ | ◯ | ◯ |
| プライバシーポリシー | ◯ | ◯ |
| 特定商取引法に基づく表記 | ◯ | ◯ |
| PDFの会社案内・パンフレット | ◯ | ◯ |
| 構造化データ（JSON-LD） | ◯ | — |
見落とされやすいのはPDFの会社案内です。サイトからダウンロードできる資料の中身は、HTMLを直しても変わりません。
もうひとつはフッターの著作権表記。全ページの最下部に旧社名が残り続けます。
法務ページの事業者情報についてはこちらの記事にまとめています。
ドメインは変えるべきか
社名変更のご相談でいちばん多い質問です。
急いで変える必要はありません
ドメインを変えると、次のものを一度に失います。
・これまで検索で積み上げてきた評価（新ドメインに移るまで時間がかかります）
・名刺・チラシ・看板に印刷した旧URL
・旧ドメインで使っていたメールアドレス
社名と違うドメインのままでも、実務上まったく問題ありません。長く運用してきたドメインほど、変えない価値があります。
それでも変える場合は、旧ドメインから新ドメインへの転送（301リダイレクト）を必ず設定し、旧ドメインも数年は維持してください。
転送を設定しないと、検索結果や他サイトからのリンクをたどって来た方が全員行き止まりになります。詳しくはリニューアルの進め方で触れています。
よくある質問
社名変更のお知らせはいつ出せばいいですか？
取引先には変更日の1か月前が目安です。請求書の宛名や振込先の名義、システムへの登録などを相手側で変更してもらう必要があるため、余裕をもって伝えてください。変更後も一定期間は「旧社名から変更しました」という案内を残しておくと、混乱が減ります。
社名が変わったらドメインも変えるべきですか？
急いで変える必要はありません。ドメインを変えると、これまで検索で積み上げてきた評価が引き継がれるまで時間がかかり、名刺やチラシに載せた旧URLもすべて無効になります。当面は旧ドメインのまま社名だけ変える会社も多いです。どうしても変える場合は、旧ドメインから新ドメインへ転送（301リダイレクト）を設定し、旧ドメインも数年は維持してください。
代表者が変わった場合、ホームページのどこを直しますか？
会社概要の代表者名、ごあいさつのページ、代表者の写真や署名、プライバシーポリシーや特定商取引法に基づく表記の事業者情報が対象です。意外と見落とされるのが、PDFの会社案内やパンフレットのデータです。
社名変更にともなう登記は必要ですか？
必要です。商号変更の登記は、株主総会で定款を変更したうえで、原則として2週間以内に申請します。あわせて税務署や年金事務所などへの届出、銀行口座の名義変更も発生します。手続きは司法書士に依頼するのが確実です。
メールアドレスも変えるべきですか？
ドメインを変えない限り、変える必要はありません。ドメインごと変える場合は、旧アドレスも一定期間は受信できる状態にしておいてください。取引先が古いアドレスに送り続けることは珍しくありません。
担当者の変更もお知らせしたほうがいいですか？
取引先に対しては必要です。前任者と後任者の名前、引き継ぎの時期、後任者の連絡先を明記してください。前任者から送ると丁寧ですが、急な交代の場合は後任者や上司から出しても問題ありません。
まとめ
社名変更のお知らせは、相手側の作業が発生することを意識して早めに出してください。請求書の宛名、振込先の名義、システムの登録。相手にも手間が生じます。
サイト側では、会社概要だけでなくフッターの著作権表記とPDFの会社案内を忘れずに。
そしてドメインは急いで変えない。社名と違っていても実務上の問題はありません。
ほかのお知らせ文例は、移転のお知らせ文例10選、休業のお知らせ文例12選、開設のお知らせ例文15選にまとめています。
当社では、社名変更や代表者交代にともなうサイトの修正を一括で承っています。
直す場所の洗い出しからロゴの差し替えまで対応しますので、お気軽にご相談ください。料金プランはこちらです。